Red de Clínicas UNICOC
NORMAS DE USO
HISTORIAS CLíNICAS

*** SOLICITA LAS HISTORIAS CON MAS DE UN DÍA ANTICIPACIÓN ***

*** LOS DIAS FESTIVOS NO SON DÍAS HÁBILLES ***

*** RECUERDA SOLICITAR A TIEMPO LAS HISTORIAS CLINICAS ***

ABC DE HISTORIAS CLINICAS



El manejo de las historias dentro de las clínicas se realiza mediante los procedimientos establecidos por UNICOC y de acuerdo a la normatividad vigente. Por lo que es necesario que el RESIDENTE (ESTUDIANTE) tenga en cuenta los siguientes parámetros para el uso adecuado de las historias clínicas:



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SOLICITUDES DE H.C. A LA CLINICA DE ATENCION AL PACIENTE:


Cada vez que el residente (estudiante) requiera la historia clinica ya sea para atención del paciente o manejo de historia clínica se requiere:

* Realizar la solicitud por medio del sistema establecido por UNICOC únicamente. 💻 Ir a Solicitud Historias Clínicas * El horario es de 7 AM a 4 PM, con un (1) día hábil mínimo de antelación a la fecha de requerimiento.

* Se establece como día hábil de LUNES a VIERNES (NO FESTIVO)

* La historia será llevada al lugar que registra la solicitud directamente.

* Cuando el número de la historia no corresponde al nombre del paciente registrado en la solicitud, se toma en cuenta el número de la historia solicitado y no el nombre.

* El número de la historia debe ser exacto. Si el número de la historia es erróneo no será tomada en cuenta la solicitud y el residente debe solicitarla nuevamente con el numero correcto (la hora de la solicitud correcta es la que tendrá validez)

* Si en la solicitud se realiza con algun error debe ser realizada nuevamente con la correccion y sera tomada como una nueva solicitud.

REEVALUACIONES Y URGENCIAS:

Las reevaluaciones y urgencias son atenciones a pacientes NO programadas y requieren la historia del paciente para su atención

• Para toda REEVALUACION es necesario que el paciente antes de facturar, verifique que su historia todavía se encuentra vigente (ya sea activa o inactiva); esto lo puede realizar el paciente directamente en la ventanilla de la central de historias clínicas y cuando verifique la existencia de la historia, el paciente puede cancelar el valor de la reevaluación y dirigirse a la clínica en donde será atendido.

La historia clínica de un paciente por reevaluación debe ser llevada por la auxiliar de historias clínicas al lugar donde será atendido el paciente y esta debe ser solicitada por la auxiliar de clínica.

• Para la atención por URGENCIA, el paciente debe cancelar la urgencia en caja y dirigirse a la clínica donde será atendido, la historia clínica por urgencia la solicita el residente (estudiante) directamente a la auxiliar de la clínica y esta a su vez a la auxiliar de archivo.

Se debe tener en cuenta que las urgencias son para atención inmediata y no generan historia clínica para quienes no la tengan.

REMISIONES:

Cuando un paciente es remitido para otro tipo de atención odontológica el proceso es el siguiente:

• la hoja de REMISION se le entrega al paciente para que con ella se dirija a la clínica señalada por la misma.

• El paciente llega a la clínica remitida y allí debe presentar la hoja a la auxiliar de la clínica,

• La auxilar de clínica solicitara la historia a la auxiliar de historias clínicas para tramitar el traslado inmediato de la historia.


El paciente en ningún momento debe portar su historia clínica, es solo función del personal administrativo de las clínicas.

CONTROL DE INVENTARIO:

El formato de control de inventario de historias clínicas indica los pacientes que en un peridodo académico tiene a su cargo un residente.

Este formato debe ser diligenciado por el residente desde el inicio del periodo academico hasta finalizar el mismo, ingresando cada uno de los pacientes asignados.

Al finalizar el periodo este formato es el que se debe imprimir para realizar el paz y salvo con su respectivo docente.

TRASLADOS:

Cuando se requiere el traslado de una historia clínica de una ciudad a otra, se realiza el tramite con carta de solicitud de traslado firmada por el paciente y
y se envia un correo con:

* nombre del paciente
* número de identificación del paciente
* nombre del estudiante
* número de identificación del estudiante

Se anexa la carta y la información de solicitud a traves de los siguientes correos:

clinicas24@unicoc.edu.co 📧 Ir a traslados de clínica BOGOTÁ a clínica de CHÍA
hclinicas1@unicoc.edu.co 📧 Ir a traslados de clínica CHÍA a clínica de BOGOTÁ
El tiempo de traslado es de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de solicitud.

El traslado se realiza de central a central.

Cuando la historia se encuentre trasladada debe ser solicitada al piso de la clínica para atención del paciente.


Para informacion adicional acercase a las oficinas de las centrales de historias o a traves del email clinicas24@unicoc.edu.co
📗 Central de historias Candelaria 1

OTRAS SOLICITUDES:

* Para solicitar copia de la HISTORIA CLINICA de un paciente debe realizarse el pago en caja y tramitarlo en el piso 10 de la clinica Candelaria 1. El tramite tiene un tiempo de entrega de 5 días hábiles.

* Para entrega de radiografias de un paciente de su historia clinica, solo debe solicitarlas en el piso 10 de la clinica Candelaria 1 y el tramite es de orden inmediato.

RECOMENDACIONES:

🖍 Dejar todos los documentos bien legajados en la historia clínica evitan perdida de documentos del la misma.

🖍 Siempre dejar las historias clínicas en los pisos donde se solicitaron.

🖍 Dejar la historia clinica en el piso que no fue entregada hace que no se encuentren las historias a tiempo.

🖍 Solicitar las historias a tiempo garantiza tener a tiempo las historias en su clínica; lo contrario, no obliga a las aurxiliares entregar la solicitud.

🖍 Es conveniente para el residente manejar una agenda de sus pacientes.

🖍 Al solicitar las historias clínicas a través del link debe hacerse una por una, es decir, se diligencia el formulario por cada historia; si solicita en el campo de NOTAS otras historias, estas no se tendrán en cuenta como solicitadas.

🖍 Las solicitudes de MODELOS tienen tiempo de 5 días hábiles para su entrega.


RECUERDE:

🎖 Las historias clínicas no deben ser entregadas entre residentes.
🎖 Siempre dejar las historias clínicas en los pisos donde se solicitaron.
🎖 Una Urgencia NO es HISTORIA CLINICA.
🎖 Una Valoración NO es HISTORIA CLINICA.
🎖 Los pacientes no deben llevarse las historias clínicas ni trasladarlas entre clínicas